« Il n'y en a plus, repassez demain. » Chaque rupture de stock, c'est un patient déçu, une vente perdue et parfois un client qui ne revient pas. Les ruptures ont deux origines : celles qui dépendent du marché (pénurie chez le laboratoire ou le grossiste) et celles qui dépendent de l'officine (commande oubliée, seuil mal réglé, stock faux). Sur les secondes, vous avez la main.
1. Avoir un stock juste
Tout part de là : si votre logiciel affiche 5 boîtes alors qu'il n'en reste qu'une, aucune alerte ne se déclenchera à temps. Pour garder un stock fiable :
- enregistrez chaque vente au moment de la délivrance, même quand il y a du monde ;
- réceptionnez les commandes en vérifiant les quantités réellement livrées, pas celles commandées ;
- faites des inventaires tournants : une famille de produits par semaine plutôt qu'un grand inventaire annuel épuisant.
2. Régler un seuil d'alerte par produit
Un seuil unique pour tous les produits ne fonctionne pas. Un antibiotique courant qui part tous les jours n'a rien à voir avec un produit dermatologique vendu deux fois par mois. Une règle pratique :
Exemple : un produit vendu 3 fois par jour, livré en 1 jour, avec 2 jours de sécurité → seuil de 9 boîtes. En dessous, il faut commander.
3. Commander à partir des ventes réelles
La mémoire du pharmacien est précieuse, mais elle ne suffit pas pour plusieurs milliers de références. Basez vos commandes sur les ventes des dernières semaines et sur ce qui est déjà en cours de livraison, pour éviter de commander deux fois la même chose. Gardez un œil sur la saisonnalité : les besoins changent entre l'hiver, l'été et le Ramadan.
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Demander une démo →4. Suivre les commandes jusqu'à la réception
Une commande envoyée n'est pas une commande reçue. Notez les lignes manquantes ou partiellement livrées par le grossiste et relancez-les, ou commandez-les ailleurs. Beaucoup de ruptures « mystérieuses » viennent d'un reliquat jamais livré que personne n'a suivi.
5. Anticiper les produits sensibles
Certains produits méritent une surveillance renforcée : traitements chroniques (diabète, hypertension, thyroïde), produits dont vous savez qu'ils sont souvent en tension, produits chers que vous ne stockez qu'en petite quantité. Pour les patients chroniques, connaître la date à laquelle leur traitement se termine permet de préparer leur renouvellement à l'avance.
6. Quand la rupture est inévitable
En cas de pénurie réelle, tout dépend de la manière dont vous la gérez :
- vérifiez si un confrère proche a le produit et orientez le patient, ou organisez un dépannage ;
- notez le nom et le téléphone du patient pour le prévenir dès la réception ;
- si une alternative existe, voyez-la avec le prescripteur dans le respect des règles de délivrance.
7. Les indicateurs à suivre
Deux chiffres suffisent pour commencer : le nombre de produits en rupture chaque semaine et le nombre de demandes non servies. Notez chaque demande non servie au comptoir, même rapidement : au bout d'un mois, vous saurez exactement quels produits il faut mieux suivre.
Ce que PharmaStock fait pour vous
PharmaStock tient le stock à jour à chaque vente et réception, alerte sous le seuil de chaque produit, propose une commande calculée sur vos ventes et le délai de votre grossiste, suit les quantités reçues et rappelle les patients chroniques avant la fin de leur traitement. Et quand un produit manque, vous pouvez le signaler aux pharmacies du réseau.
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